Bagaimana Menulis Proposal Komprehensif

Proposal adalah langkah terakhir sebelum permulaan proyek dan hampir merupakan kontrak. Tetapi ada garis panduan untuk diikuti jika Anda tidak ingin menyia-nyiakan usaha Anda dengan klien. Proposal yang buruk, buruk, tidak lengkap dapat dengan mudah mengubah klien yang baik dalam waktu yang hilang.

Dalam artikel ini, ada dijelaskan aturan emas untuk proposal yang menang dan kesalahan yang harus dihindari.

Latar Belakang

Tidak ada boiler: jadilah spesifik dengan hasil yang bisa Anda dapatkan.

Emosional plus rasional: menggunakan dampak rasional menjelaskan profesionalitas dan klien Anda juga membutuhkan perasaan positif pada proposal Anda.

Jangan meremehkan proposal: waktu dan kualitas adalah kendala untuk menulis proposal yang jelas.

Di sekeliling klien: gunakan waktu Anda untuk berbicara dan pahami sepenuhnya klien Anda. Proposal harus menunjukkan seberapa baik Anda memahami klien Anda.

Struktur proposal

Ada struktur khusus yang harus diajukan proposal untuk menjawab semua pertanyaan yang mungkin dimiliki klien. Pertanyaan normal adalah Siapa, Bagaimana, Di mana, Kapan, Mengapa. Ada juga bagian khusus untuk memberikan lebih banyak hasil untuk pekerjaan Anda.

Sembilan elemen kunci dari proposal bisnis adalah: Ringkasan Eksekutif, Latar Belakang, Tujuan, Hasil, Metodologi, Tim, Baris waktu, Biaya dan Garansi, Kualifikasi.

Ringkasan bisnis plan

Ini adalah bagian paling penting dari penulisan proposal. Semua orang membacanya dan itu memiliki poin utama dari proposal. Ini bukan tempat untuk rincian teknis, tetapi tentang hasil Anda, inovasi dan manfaat bagi pelanggan Anda. Ini adalah paragraf kunci, oleh karena itu harus jelas, ringkas (satu, dua halaman), bebas jargon, berorientasi klien.

Latar Belakang

Ini adalah bagian untuk menggambarkan konteks klien. Ini berisi situasi klien di masa lalu dan prospek pembukaan saat ini dan kemungkinan untuk masa depan (di mana masa depan umumnya yang menulis proposal!). Ini bisa sangat singkat dan tanpa bagaimana dan kapan. Ini menjawab pertanyaan Dimana: di mana beroperasi, di mana konteks.

Tujuan

Bagian ini menggarisbawahi tujuan yang dapat Anda berikan kepada pelanggan Anda. Ini harus rasional menyoroti apa yang mungkin untuk dicapai. Harus persis apa yang diinginkan pelanggan dan itu bisa menjadi masalah. Terkadang klien mengubah pikiran mereka tanpa memberi tahu bahwa kepada siapa yang menulis proposal dan yang dapat menyebabkan bencana (atau hanya kehilangan klien). Untuk alasan ini, selalu lebih baik untuk berbicara dengan klien secara teratur. Bagian ini menjawab pertanyaan Apa: apa yang harus dilakukan.

Hasil

Bagian ini bervariasi sesuai dengan bidang proposal. Ini harus dapat dikuantifikasi, spesifik dan konkret dalam hal manfaat klien. Contoh yang menang adalah: "Proyek akan menghasilkan penjualan Anda sebesar 15% karena aliran baru situs web Anda dalam enam bulan ke depan". Ini dapat diukur dan berorientasi pada pelanggan. Dan itu tidak mudah diprediksi! Di bagian ini, referensi untuk proyek serupa diterima. Bagian ini menjawab pertanyaan Mengapa: mengapa klien harus melakukan itu.

Metodologi

Itulah cara Anda bekerja. Umumnya pelanggan tidak punya waktu atau sumber daya untuk membuat apa yang Anda janjikan: itulah sebabnya mereka menaruh minat pada cara Anda melakukan pekerjaan Anda. Harus ada kemungkinan untuk melihat kapasitas untuk pemecahan masalah, pengalaman, pengetahuan klien. Ini menjelaskan cara menyusun alat, orang, dan proses untuk mencapai tujuan dengan tanggung jawab yang jelas. Ini juga mengandung interaksi dengan klien. Ini menjawab pertanyaan Bagaimana: bagaimana Anda bekerja dan mencapai tujuan Anda.

Tim

Perkenalkan orang-orang nyata yang akan mengerjakan proyek ini. Pelanggan ingin tahu siapa yang akan melakukan pekerjaan itu dan mereka ingin memiliki perasaan positif tentang itu. Jawaban untuk pertanyaan ini Siapa: siapa yang melakukan pekerjaan itu.

Garis waktu

Waktu selalu berperan penting dalam proyek dan pelanggan ingin tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan mereka. Hal ini juga memungkinkan untuk menentukan tonggak ketika pelanggan dapat melihat bagian dari proyek atau hasilnya. Perhatikan semua kemungkinan alasan yang dapat menunda proyek, dari politik dan budaya, liburan dan waktu pelanggan. Ini menjawab pertanyaan Kapan: kapan mungkin untuk mewujudkan segalanya.

Biaya dan garansi
Ini adalah bagian lain yang menarik bagi semua orang: harga. Harus jelas berapa banyak klien membayar. Ini juga dapat dibuat dari beberapa langkah, dengan kisaran harga, sehingga klien dapat melihat bagian wajib dan opsional dari proyek. Unsur lain yang membuat klien senang adalah garansi: pada dasarnya mengatakan bahwa jika Anda tidak dapat mencapai tujuan Anda atau Anda tidak tepat waktu, Anda akan mengurangi biaya Anda sebesar X%. Ini juga bisa menjadi pernyataan untuk menyelesaikan proyek lebih awal jika tidak sesuai harapan klien. Jaminan tersebut didasarkan pada hasil, garis waktu atau proses. Hal ini tidak penting karena klien akan menggunakannya dengan pasti (statistik menunjukkan itu adalah sebaliknya), tetapi karena itu menyatakan kemampuan dan keyakinan Anda pada apa yang Anda janjikan dan itu membuat klien dalam situasi yang aman mempertimbangkan volatilitas pasar yang sebenarnya. .

Kualifikasi

Sekarang Anda harus menjual diri Anda! Tulis semua yang menarik untuk klien tentang Anda dan keterampilan Anda serta metodologi Anda. Studi kasus konkret, testimonial, dan pelanggan sebelumnya harus ada di sini. Di bagian ini harus mungkin untuk memahami mengapa Anda unik.

Ulasan Akhir

Ini adalah proses panjang untuk menulis proposal yang komprehensif dan efektif. Umumnya lebih baik menulis semuanya dan kemudian menunggu satu hari, sebelum membaca keseluruhan proposal. Tiga bacaan disarankan. Pembacaan pertama memeriksa sintaks dan kesalahan tata bahasa. Meskipun ada banyak cara otomatis untuk melakukan itu, mereka tidak selalu sempurna. Pembacaan kedua lebih berfokus pada logika proposal. Setiap bab harus terhubung secara logis dengan yang lain. Bagian utama dari proposal itu seperti cerita yang seharusnya menarik minat pembaca Anda. Pembacaan ketiga harus lebih fokus pada tujuan proposal: jika Anda adalah pelanggan, apakah Anda ingin memberikan uang Anda kepada siapa yang menulis proposal?

Kesimpulan

Proposal adalah langkah penting selama komunikasi antara Anda dan klien. Anda harus menunjukkan telah memahami klien Anda memberi dia perasaan positif tentang Anda. Harus ada juga sikap rasional yang kuat yang menunjukkan tujuan, metodologi, dan hasil. Sembilan bagian dari proposal menjawab pertanyaan-pertanyaan normal yang dimiliki sebuah cerita: jadi ceritakan kisah Anda, cara Anda melihat proyek dan bagaimana Anda membayangkan keberhasilan klien Anda!

Referensi:

Levingson J.C. dan McLaughlin M. W. (2005) Guerilla Marketing for Consultants, Wiley.

Cristiano Bellucci adalah insinyur perangkat lunak konsultasi yang memiliki masalah teknis dan proyek yang rumit.